The Next Wilson BV
Smedestraat 2 | 6411 CR Heerlen | info@thenextwilson.ai | KvK: 95481753
Privacybeleid
Versie 2025-2 | Datum inwerkingtreding: 1 januari 2025
1. Wie is verantwoordelijk?
The Next Wilson BV, Smedestraat 2, 6411 CR Heerlen, KvK 95481753, info@thenextwilson.ai is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens beschreven in dit beleid.
Voor persoonsgegevens die via het platform worden verwerkt namens zakelijke klanten treedt TNW op als verwerker. De Verwerkersovereenkomst (versie 2025-2) is van toepassing op deze verwerkingen.
2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
TNW verwerkt gegevens die de klant of de relaties en contacten van de klant invoeren op of via het platform, met als doel de dienstverlening van de klant te ondersteunen. Dit omvat de volgende categorieën:
2.1 Accountbeheer en zakelijke relaties
- Naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen
- Organisatiegegevens (naam, KvK, adres)
- Factuurgegevens
- Grondslag: uitvoering van overeenkomst (art. 6 lid 1b AVG)
2.2 Platform- en AI-gebruik door eindgebruikers van klanten
- Alle gegevens die klanten of hun relaties/contacten invoeren op of via het platform, waaronder gespreksinhoud, berichten, dossiergegevens en contactinformatie
- Geüploade documenten en gegenereerde output
- Gebruikslogboeken en audit trails
- Grondslag: uitvoering van overeenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke (zakelijke klant). De zakelijke klant is verantwoordelijk voor de grondslag jegens eindgebruikers.
2.3 Websitebezoek en marketing
- IP-adres, browsertype, bezoekgedrag
- E-mailadres voor nieuwsbrief (op basis van toestemming)
- Grondslag: gerechtvaardigd belang (analyse) en toestemming (nieuwsbrief)
3. Hoe lang bewaren wij gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn | Methode |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Looptijd contract + 30 dagen | Anonimisering + hard delete |
| AI-gesprekshistorie | 2 jaar na laatste activiteit | Anonimisering, daarna hard delete |
| Geüploade bestanden | Looptijd dossier; na soft delete 90 dagen | Hard delete incl. storage bucket |
| Audit trails | 1 jaar actief, 7 jaar archief | Archivering, daarna hard delete |
| LLM-prompts (bij externe aanbieder) | Max. 30 dagen (niet verlengbaar) | Conform beleid aanbieder |
| Websitegegevens | 13 maanden | Hard delete |
| Nieuwsbrief | Tot uitschrijving | Hard delete |
4. Subverwerkers
TNW maakt gebruik van de volgende subverwerkers voor de levering van het platform. Wijzigingen worden 14 dagen van tevoren gemeld conform de Verwerkersovereenkomst.
| Subverwerker | Dienst | Locatie verwerking | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Google Cloud (GCP) | Cloudinfrastructuur, LLM (Vertex AI) | EU (regionaal endpoint) | SCC + EU-US DPF |
| Supabase Inc. | Database- en bestandsopslag | EU (via AWS EMEA SARL) | SCC |
| AWS EMEA SARL | Fysieke infrastructuur (sub van Supabase) | EU (Ireland / Frankfurt) | SCC + AWS GDPR DPA |
| AssemblyAI Inc. | Spraak-naar-tekst (transcriptie met sprekersherkenning) | EU (AWS EU-West-1, Dublin) | SCC + DPA |
| ElevenLabs Inc. | Spraakverwerking — alleen op uitdrukkelijk verzoek van de klant | VS / EU-endpoint | SCC + EU-US DPF |
| Anthropic / OpenAI | LLM-verwerking — alleen op uitdrukkelijk verzoek van de klant | VS / EU-endpoint | SCC |
5. Uw rechten
Als betrokkene heeft u de volgende rechten onder de AVG. Verzoeken kunt u indienen via privacy@thenextwilson.ai. TNW reageert binnen 30 dagen.
- Inzage (art. 15 AVG): inzicht in welke gegevens worden verwerkt
- Rectificatie (art. 16 AVG): correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering (art. 17 AVG): verwijdering van gegevens, met een grace period van 30 dagen
- Beperking (art. 18 AVG): beperking van de verwerking
- Dataportabiliteit (art. 20 AVG): export in JSON-formaat
- Bezwaar (art. 21 AVG): bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
Verzoeken tot uitoefening van rechten van eindgebruikers van zakelijke klanten worden doorgeleid aan de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke.
6. Beveiliging
TNW hanteert passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG, waaronder versleuteling van data in transit en in rust, logische data-isolatie per tenant, toegangscontrole op need-to-know basis, en regelmatige beveiligingsbeoordelingen.
7. Cookies
TNW maakt gebruik van functionele cookies (noodzakelijk voor de werking van het platform) en analytische cookies (met toestemming).
8. Wijzigingen
Wijzigingen in dit Privacybeleid worden ten minste 30 dagen van tevoren gecommuniceerd via e-mail met vermelding van het nieuwe versienummer. De actuele versie is te raadplegen via thenextwilson.ai/legal.
9. Contact & Klachten
Voor vragen of verzoeken: privacy@thenextwilson.ai
U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl